Eindhoven Airport N.V. (‘Eindhoven Airport’) hecht veel waarde aan de bescherming van jouw privacy. In dit privacy statement leggen we uit hoe we omgaan met de persoonsgegevens die we verwerken bij evenementen die door Eindhoven Airport worden georganiseerd.

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Voor evenementen die wij organiseren kunnen wij persoonsgegevens verzamelen, zoals namen, contactgegevens, foto’s en aanwezigheid bij een evenement. Deze gegevens kunnen worden verzameld via registratieformulieren/-systemen, aanmeldingen, beeldmateriaal zoals foto’s en video’s gemaakt tijdens evenementen, of andere communicatiemiddelen.

Waarom verwerken wij jouw persoonsgegevens?

Jouw persoonsgegevens kunnen wij verwerken voor de volgende doeleinden:

Registratie en beheer van deelnemers aan een evenement.

Communicatie met deelnemers over het evenement en gerelateerde informatie.

Documentatie, archivering en verslaglegging van het evenement, inclusief beeldmateriaal voor interne en externe communicatiedoeleinden, historische vastlegging van de ontwikkeling van Eindhoven Airport en het kunnen terugblikken op evenementen en activiteiten uit het verleden.

We gebruiken jouw gegevens niet voor andere doeleinden.

Jouw persoonsgegevens verwerken wij;

op basis van jouw toestemming, voor zover dat mogelijk is. Jouw toestemming kun je te allen tijde intrekken door een mail te sturen naar privacy@eindhovenairport.nl. Ook als je per ongeluk herkenbaar op beeldmateriaal van Eindhoven Airport staat, kun je mailen naar voornoemd mailadres met het verzoek om het beeldmateriaal te laten verwijderen of te laten vervagen.

omdat wij een gerechtvaardigd belang hebben voor de verwerking van persoonsgegevens, zoals het vastleggen en bevorderen van onze bedrijfsactiviteiten.

omdat wij een gerechtvaardigd belang hebben bij het vastleggen van de geschiedenis, ontwikkeling en activiteiten van Eindhoven Airport, kunnen wij foto- en videomateriaal met een bijzondere historische, culturele of communicatieve waarde opnemen in ons bedrijfsarchief. Hierbij gaat het om beeldmateriaal dat relevant is voor toekomstige communicatie, documentatie en het bewaren van belangrijke gebeurtenissen.

Beeldmateriaal bij evenementen

Tijdens evenementen van Eindhoven Airport kunnen er foto’s en video’s gemaakt worden door aangewezen fotografen of medewerkers van de organisatie. Deze foto’s kunnen individuele gasten, medewerkers en de sfeer van een evenement vastleggen. Voor zover mogelijk, zullen wij om jouw toestemming vragen bij de verwerking van jouw persoonsgegevens op beeldmateriaal. Indien je zelf actief voor de camera gaat staan voor een foto of video, stem je ermee in dat je wordt vastgelegd op beeldmateriaal van Eindhoven Airport en eventuele publicatie daarvan. Als het vanwege de situatie niet mogelijk is om op basis van jouw toestemming foto’s en video’s te maken, dan baseren wij ons op het gerechtvaardigd belang van Eindhoven Airport om onze bedrijfsactiviteiten vast te leggen. In dat kader zullen wij het volgende doen om jouw privacy te waarborgen:

Wij zullen alleen beeldmateriaal publiceren waar mensen niet herkenbaar op staan.

Wij zullen deelnemers bij de inschrijving of bij de ingang van een evenement informeren over de aanwezigheid van een fotograaf.

Wij zullen alleen deelnemers van het evenement (voor een beperkte periode) toegang geven tot beeldmateriaal met herkenbare mensen.

Als er foto’s van kinderen jonger dan 16 jaar worden gemaakt, zullen wij toestemming vragen aan hun ouder(s) en/of verzorger(s). Als toestemming vragen niet mogelijk is, zullen wij centraal aankondigen dat er foto’s zullen worden gemaakt binnen een bepaald tijdsbestek, zodat kinderen die niet op de foto willen of mogen, naar een ander deel van het evenement kunnen.

Hoelang bewaren wij jouw gegevens?

De gegevens worden bewaard zolang als nodig is voor de hierboven beschreven doeleinden. Gegevens voor registratie en beheer van deelnemers aan een evenement en communicatiedoeleinden worden uiterlijk twee weken nadat het evenement heeft plaatsgevonden verwijderd. Gegevens voor documentatie en verslaglegging van het evenement, zoals beeldmateriaal, kunnen tot 7 jaar na het evenement worden bewaard. Indien wij beeldmateriaal waar personen herkenbaar op staan langer wensen te bewaren, zullen wij de betreffende personen hiervoor om toestemming vragen.

Indien beeldmateriaal naar het oordeel van Eindhoven Airport een bijzondere historische, culturele, communicatieve of archiefwaarde heeft, kan dit voor een langere periode worden bewaard, waaronder voor onbepaalde tijd. Eindhoven Airport beoordeelt periodiek of verdere bewaring van dergelijk beeldmateriaal nog noodzakelijk en gerechtvaardigd is. Daarbij wordt rekening gehouden met de belangen en rechten van de betrokken personen.

Met wie delen wij jouw gegevens?

Eindhoven Airport maakt gebruik van eventmanagementsoftware van een derde partij. Jouw gegevens kunnen worden gedeeld met de leverancier van deze software die door Eindhoven Airport is ingeschakeld om persoonsgegevens te verwerken ten behoeve van registratie en beheer van deelnemers aan een event en communicatiedoeleinden. Met deze partij hebben wij een verwerkersovereenkomst gesloten om uw gegevens te beschermen.

Werk je bij een partnerorganisatie van Eindhoven Airport en heb je je aangemeld voor een evenement voor partnerbedrijven? Dan kunnen wij jouw voor- en achternaam delen met je werkgever om te controleren of je daadwerkelijk werkzaam bent bij de opgegeven organisatie. Dit doen wij om ervoor te zorgen dat onze evenementen uitsluitend toegankelijk zijn voor medewerkers van partnerorganisaties en om ongeoorloofde deelname te voorkomen. Daarnaast kunnen wij jouw werkgever informeren over je aanmelding voor een evenement of activiteit van Eindhoven Airport, zodat de organisatie op de hoogte is van deelname van haar medewerkers.

Verwerken wij persoonsgegevens buiten de Europese Unie?

Eindhoven Airport verwerkt persoonsgegevens zoveel mogelijk binnen de Europese Unie. Het kan zijn dat Eindhoven Airport een verwerker inschakelt die IT-diensten levert waarbij gegevens worden verwerkt vanuit een land buiten de Europese Unie. We doen dat uitsluitend op een wijze die in overeenstemming is met de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Wie is de verwerkingsverantwoordelijke?

Eindhoven Airport N.V.